Órdenes de compra
Una orden de compra (OC) es una solicitud formal a un proveedor antes de recibir los bienes o servicios. Crear OC te ayuda a documentar qué se pidió y a qué precio antes de concretar la compra. Para crear una orden de compra, ve a Compras → Órdenes de compra → Nueva orden de compra. Selecciona el proveedor, agrega cada línea de producto con la cantidad y el costo unitario esperado, y define una fecha de entrega opcional. Guarda la OC para compartirla con tu proveedor por PDF o correo. Una vez que llegan los bienes y estás listo para registrar la compra:- Abre la orden de compra desde la lista.
- Verifica las cantidades recibidas y ajusta si hay discrepancias.
- Haz clic en Convertir a compra. SmartPyme traslada automáticamente todas las líneas, costos y datos del proveedor.
Las órdenes de compra no actualizan el stock ni las cuentas por pagar hasta que se convierten en una compra confirmada.
Registrar una compra
1
Abre el formulario de nueva compra
Ve a Compras → Nueva compra desde la barra lateral izquierda.
2
Selecciona un proveedor
Busca el proveedor por nombre o NIT. Si el proveedor es nuevo, haz clic en + Nuevo proveedor para crear el registro sin salir del formulario.
3
Agrega líneas de producto
Usa la barra de búsqueda de productos para agregar cada artículo que recibiste. SmartPyme completa el último costo de compra automáticamente; actualízalo si el precio cambió.
4
Ingresa costos unitarios y cantidades
Confirma el costo unitario y la cantidad recibida de cada línea. SmartPyme calcula el total de la línea y el total general de la compra automáticamente.
5
Guarda la compra
Haz clic en Guardar. SmartPyme registra la compra, actualiza el stock en la bodega seleccionada y registra el monto como cuenta por pagar (CXP) en el saldo del proveedor.
Proveedores
Tu directorio de proveedores es la columna vertebral del módulo de Compras.- Agregar un proveedor: ve a Proveedores → Nuevo proveedor y completa el nombre de la empresa, NIT, dirección, contacto, correo y teléfono.
- Editar un proveedor: abre el registro del proveedor, haz clic en Editar, actualiza los datos y guarda.
- Buscar por NIT: usa el campo de NIT en la barra de búsqueda para encontrar un proveedor al instante por su número de identificación tributaria.
- Llevar control de cuentas por pagar (CXP): dentro de cada registro de proveedor, la pestaña Cuenta por pagar muestra cada saldo abierto, fecha de vencimiento e historial de pagos. Esta vista se actualiza en tiempo real conforme registras compras y pagos.
- Historial de compras: la pestaña Historial lista cada compra, devolución y pago asociados al proveedor, con enlaces a los documentos originales.
Gastos
Registra los gastos de tu negocio que no son de inventario —alquiler, servicios, salarios, marketing y más— para obtener una foto completa de tus costos operativos. Para registrar un gasto, ve a Compras → Gastos → Nuevo gasto y completa:- Categoría: asigna el gasto a una categoría (por ejemplo, Servicios, Marketing, Suministros de oficina) y, opcionalmente, un departamento.
- Monto y fecha: ingresa el monto total y la fecha en que se incurrió el gasto.
- Adjunto de recibo: haz clic en Adjuntar para subir una imagen escaneada del recibo o factura para fines de respaldo.
- Proveedor: opcionalmente, vincula el gasto a un proveedor de tu directorio.
Cuentas por pagar (CXP)
Lleva el control de cada monto que debes a tus proveedores desde una vista central. Ve a Compras → Cuentas por pagar para ver:- Saldo pendiente por proveedor: el total no pagado a cada proveedor.
- Fechas de vencimiento: banderas con código de color resaltan los pagos vencidos y próximos.
- Reporte de antigüedad: filtra los saldos por 30, 60, 90 y más de 90 días vencidos.
- Abre el registro de CXP del proveedor o el documento de compra específico.
- Haz clic en Registrar pago.
- Ingresa el monto pagado, el método de pago y la fecha.
- Guarda. SmartPyme reduce el saldo pendiente y registra la transacción en el historial de pagos.
Devoluciones de compra
Si necesitas devolver bienes a un proveedor, SmartPyme ajusta tu stock y cuentas por pagar automáticamente.1
Navega a Devoluciones de compra
Ve a Compras → Devoluciones de compra → Nueva devolución.
2
Selecciona la compra original
Busca la compra original por número de documento, fecha o nombre del proveedor.
3
Elige los artículos a devolver
SmartPyme carga todas las líneas de la compra original. Selecciona los artículos que se devuelven y ajusta las cantidades si la devolución es parcial.
4
Confirma la devolución
Haz clic en Procesar devolución. El stock sale de tu bodega y el saldo de CXP del proveedor se reduce por el monto de la devolución.
Reportes y exportaciones
SmartPyme ofrece herramientas de reporte flexibles para analizar tu actividad de compras.Exportar a Excel
Desde la lista de Compras, aplica tus filtros de rango de fechas, proveedor y estado, luego haz clic en Exportar → Excel para descargar los resultados como hoja de cálculo formateada.
Compras por proveedor
Ve a Reportes → Compras por proveedor para ver totales, devoluciones y compras netas por proveedor en cualquier periodo.
Reporte de gastos
Ve a Reportes → Gastos para ver el gasto por categoría, departamento o rango de fechas, con desglose hasta el detalle de transacciones individuales.
Antigüedad de CXP
Ve a Reportes → Antigüedad de cuentas por pagar para ver una foto de todos los saldos pendientes a proveedores agrupados por su nivel de vencimiento.