Órdenes de compra
Una orden de compra (OC) es una solicitud formal a un proveedor antes de recibir los bienes o servicios. Crear OC te ayuda a documentar qué se pidió y a qué precio antes de concretar la compra. Para crear una orden de compra, ve a Compras → Órdenes de compra → Nueva orden de compra. Selecciona el proveedor, agrega cada línea de producto con la cantidad y el costo unitario esperado, y define una fecha de entrega opcional. Guarda la OC para compartirla con tu proveedor por PDF o correo. Una vez que llegan los bienes y estás listo para registrar la compra:- Abre la orden de compra desde la lista.
- Verifica las cantidades recibidas y ajusta si hay discrepancias.
- Haz clic en Convertir a compra. SmartPyme traslada automáticamente todas las líneas, costos y datos del proveedor.
Las órdenes de compra no actualizan el stock ni las cuentas por pagar hasta que se convierten en una compra confirmada.
Registrar una compra
Selecciona un proveedor
Busca el proveedor por nombre o NIT. Si el proveedor es nuevo, haz clic en + Nuevo proveedor para crear el registro sin salir del formulario.
Agrega líneas de producto
Usa la barra de búsqueda de productos para agregar cada artículo que recibiste. SmartPyme completa el último costo de compra automáticamente; actualízalo si el precio cambió.
Ingresa costos unitarios y cantidades
Confirma el costo unitario y la cantidad recibida de cada línea. SmartPyme calcula el total de la línea y el total general de la compra automáticamente.
Proveedores
Tu directorio de proveedores es la columna vertebral del módulo de Compras.- Agregar un proveedor: ve a Proveedores → Nuevo proveedor y completa el nombre de la empresa, NIT, dirección, contacto, correo y teléfono.
- Editar un proveedor: abre el registro del proveedor, haz clic en Editar, actualiza los datos y guarda.
- Buscar por NIT: usa el campo de NIT en la barra de búsqueda para encontrar un proveedor al instante por su número de identificación tributaria.
- Llevar control de cuentas por pagar (CXP): dentro de cada registro de proveedor, la pestaña Cuenta por pagar muestra cada saldo abierto, fecha de vencimiento e historial de pagos. Esta vista se actualiza en tiempo real conforme registras compras y pagos.
- Historial de compras: la pestaña Historial lista cada compra, devolución y pago asociados al proveedor, con enlaces a los documentos originales.
Gastos
Registra los gastos de tu negocio que no son de inventario —alquiler, servicios, salarios, marketing y más— para obtener una foto completa de tus costos operativos. Para registrar un gasto, ve a Compras → Gastos → Nuevo gasto y completa:- Categoría: asigna el gasto a una categoría (por ejemplo, Servicios, Marketing, Suministros de oficina) y, opcionalmente, un departamento.
- Monto y fecha: ingresa el monto total y la fecha en que se incurrió el gasto.
- Adjunto de recibo: haz clic en Adjuntar para subir una imagen escaneada del recibo o factura para fines de respaldo.
- Proveedor: opcionalmente, vincula el gasto a un proveedor de tu directorio.
Cuentas por pagar (CXP)
Lleva el control de cada monto que debes a tus proveedores desde una vista central. Ve a Compras → Cuentas por pagar para ver:- Saldo pendiente por proveedor: el total no pagado a cada proveedor.
- Fechas de vencimiento: banderas con código de color resaltan los pagos vencidos y próximos.
- Reporte de antigüedad: filtra los saldos por 30, 60, 90 y más de 90 días vencidos.
- Abre el registro de CXP del proveedor o el documento de compra específico.
- Haz clic en Registrar pago.
- Ingresa el monto pagado, el método de pago y la fecha.
- Guarda. SmartPyme reduce el saldo pendiente y registra la transacción en el historial de pagos.
Devoluciones de compra
Si necesitas devolver bienes a un proveedor, SmartPyme ajusta tu stock y cuentas por pagar automáticamente.Selecciona la compra original
Busca la compra original por número de documento, fecha o nombre del proveedor.
Elige los artículos a devolver
SmartPyme carga todas las líneas de la compra original. Selecciona los artículos que se devuelven y ajusta las cantidades si la devolución es parcial.
Reportes y exportaciones
SmartPyme ofrece herramientas de reporte flexibles para analizar tu actividad de compras.Exportar a Excel
Desde la lista de Compras, aplica tus filtros de rango de fechas, proveedor y estado, luego haz clic en Exportar → Excel para descargar los resultados como hoja de cálculo formateada.
Compras por proveedor
Ve a Reportes → Compras por proveedor para ver totales, devoluciones y compras netas por proveedor en cualquier periodo.
Reporte de gastos
Ve a Reportes → Gastos para ver el gasto por categoría, departamento o rango de fechas, con desglose hasta el detalle de transacciones individuales.
Antigüedad de CXP
Ve a Reportes → Antigüedad de cuentas por pagar para ver una foto de todos los saldos pendientes a proveedores agrupados por su nivel de vencimiento.