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El módulo de Inventario te da control total sobre todo lo que compras, almacenas y vendes. Lleva el control del stock en varias bodegas, gestiona lotes con fechas de caducidad, mueve productos entre sucursales y recibe alertas antes de quedarte sin existencias, todo desde una vista unificada.

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Productos y servicios

Cada artículo que vendes empieza como un registro de producto o servicio en SmartPyme. Para crear un nuevo producto, ve a Inventario → Productos → Nuevo producto y completa los siguientes campos:
  • Nombre: el nombre con que aparece en ventas, compras y reportes.
  • SKU: tu código interno de inventario.
  • Código de barras: escanea o ingresa el código EAN/UPC para escanearlo en el punto de venta.
  • Categoría: asigna el producto a una categoría y, opcionalmente, a una subcategoría.
  • Precio unitario y costo: define el precio de venta y costo de compra por defecto. SmartPyme los usa como valores predeterminados en documentos de venta y compra.
  • Unidad de medida: elige unidades, kilogramos, litros, cajas o cualquier unidad personalizada que configures.
  • Tipo de producto: selecciona Bien físico si el producto tiene stock rastreable, o Servicio si no reduce inventario al venderse.
  • Imagen: sube una foto del producto para mostrarla en el punto de venta y en catálogos.
Usa el botón Duplicar para crear rápidamente variantes de un producto existente sin volver a capturar los campos compartidos.

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Stock y bodegas

SmartPyme controla el stock de manera independiente por bodega, de modo que siempre sabes exactamente dónde está tu inventario. Para ver los niveles de stock, ve a Inventario → Stock. Usa el filtro Bodega para aislar una ubicación específica. Cada fila de producto muestra:
  • Stock actual: la cantidad disponible en tiempo real.
  • Stock mínimo: cuando el stock baja a este nivel o menos, SmartPyme dispara una alerta de stock bajo.
  • Stock máximo: tu límite objetivo para órdenes de reabastecimiento.
Para actualizar los niveles mínimo y máximo de un producto, abre el registro del producto, ve a la pestaña Stock, selecciona la bodega y edita los valores. Kardex: para ver el historial completo de movimientos de un producto en una bodega específica, abre el registro del producto y haz clic en Kardex. Cada entrada, salida, traslado y ajuste aparece en orden cronológico con usuario, fecha y documento de referencia.
Los productos en consigna se registran por separado y no reducen tu stock hasta que se venden.

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Entradas y salidas de inventario

Registra movimientos de stock que no están ligados a una venta o compra, como cargas iniciales, correcciones o pérdidas.
  • Entrada: ve a Inventario → Entradas → Nueva entrada. Selecciona la bodega, agrega líneas de productos con cantidades, ingresa el motivo (por ejemplo, Carga inicial, Ajuste de proveedor) y guarda. La entrada pasa por un flujo de aprobación antes de actualizar el stock.
  • Salida: ve a Inventario → Salidas → Nueva salida. Selecciona la bodega y los productos que se retiran. Ingresa el motivo (por ejemplo, Mercadería dañada, Uso interno) y envía a aprobación.
Solo los usuarios con el rol de Gerente de Inventario pueden aprobar entradas y salidas. Los documentos no aprobados no afectan los niveles de stock.

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Lotes

Si vendes productos que requieren seguimiento por lote —como alimentos, medicamentos o bienes con número de serie—, activa los lotes para cada producto. Para habilitar el seguimiento por lote, abre un registro de producto, ve a la pestaña Configuración y activa Llevar por lote. A partir de ese momento, cada entrada y venta requerirá que asignes un número de lote. Para gestionar los lotes, ve a Inventario → Lotes. Aquí puedes:
  • Ver todos los lotes activos y sus cantidades restantes.
  • Definir o editar las fechas de caducidad de cada lote.
  • Filtrar por el preset Por caducar para ver los lotes que vencen en los próximos 30, 60 o 90 días.
Por defecto, SmartPyme vende primero del lote más antiguo (FEFO — First Expired, First Out). Si lo necesitas, puedes anular este comportamiento manualmente en el punto de venta.

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Traslados de productos

Mueve stock entre tus bodegas o sucursales sin crear una venta o compra.
1

Inicia un nuevo traslado

Ve a Inventario → Traslados → Nuevo traslado.
2

Selecciona origen y destino

Elige la bodega origen y la bodega destino desde los menús desplegables.
3

Agrega productos

Busca cada producto e ingresa la cantidad a trasladar. SmartPyme valida que exista suficiente stock en el origen.
4

Guarda y aprueba

Guarda el traslado y envíalo a aprobación. Una vez aprobado, el stock disminuye en el origen y aumenta en el destino.
5

Genera el documento de traslado

Haz clic en Imprimir para generar un PDF del documento de traslado que puedes enviar con el envío para la confirmación de recepción.

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Transformaciones de productos

Si fabricas o ensamblas productos a partir de materias primas, usa la funcionalidad de Transformaciones para convertir componentes en productos terminados.
Las Transformaciones de productos deben ser activadas por tu administrador de SmartPyme en Configuración → Funcionalidades → Transformación antes de que este menú aparezca.
Para registrar una transformación, ve a Inventario → Transformaciones → Nueva transformación. Selecciona el producto de salida (el bien terminado) y luego agrega los materiales de entrada (componentes) con sus cantidades. Al guardar y aprobar la transformación, SmartPyme disminuye el stock de los componentes y aumenta el del producto terminado.

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Categorías y subcategorías

Organiza tu catálogo de productos con una jerarquía de dos niveles para facilitar la búsqueda, los filtros y los reportes. Para gestionar las categorías, ve a Inventario → Categorías. Haz clic en Nueva categoría para crear un grupo de nivel superior (por ejemplo, Electrónica). Para agregar una subcategoría, abre la categoría padre y haz clic en Agregar subcategoría (por ejemplo, Laptops, Accesorios). Asigna una categoría a un producto desde la pestaña General del producto. Los reportes de ventas e inventario se pueden filtrar y agrupar por categoría.

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Promociones

Crea promociones de precio por tiempo limitado para productos individuales o categorías completas. Ve a Inventario → Promociones → Nueva promoción y configura:
  • Producto o categoría: aplica la promoción a un producto o a todos los productos de una categoría.
  • Precio promocional: el precio de venta con descuento durante la promoción.
  • Rango de fechas: define una fecha de inicio y fin. SmartPyme activa y desactiva la promoción automáticamente.
Durante una promoción activa, el precio promocional aparece automáticamente en el punto de venta, reemplazando el precio estándar.

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Importar y exportar

Importar productos

Ve a Inventario → Productos → Importar, descarga la plantilla en Excel, llena los datos de tus productos y carga el archivo. SmartPyme valida cada fila y reporta cualquier error antes de importar.

Exportar reportes de inventario

Desde Inventario → Stock, aplica tus filtros y haz clic en Exportar → Excel para descargar una foto de los niveles de stock actuales, costos y valuación de todos los productos.